Tietosuojaseloste

Prima-rakentajat Oy:n ja Prima Pohjoinen Oy:n yhteisasiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Prima Rakentajat Oy (y‐tunnus 3298361-1)

Prima Pohjoinen Oy (y-tunnus 3267340-2)

Yhteystiedot (Prima Pohjoinen Oy)

Tietosuoja‐asioita hoitava henkilö: Markku Ervasti

Osoite: Konekuja 3, 90620 Oulu

Puhelinnumero: 010 5799899

Sähköpostiosoite: info(at)prima-rakentajat.fi

Yhteystiedot (Prima-rakentajat Oy)

Tietosuoja-asioita hoitava henkilö: Vesa Parantainen

Osoite: Taipaleenkatu 2, 41310 Leppävesi

Puhelinnumero: 020 7751350

Sähköpostiosoite: prima(at)prima-rakentajat.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Prima-rakentajat Oy ja Prima Pohjoinen Oy kerää ja käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja liiketoiminnan kehittämistä, tuotteiden ja palveluiden markkinointia, yhteydenottopyyntöihin vastaamista (esim. nettisivujen, puhelimen tai sosiaalisen median kautta), asiakastapaamisten sopimista, ylläpitoa, remontoitavan kohteen kuntoarvioita, tarjousten jättämistä, tilaussopimusten tekemistä, toimitusta, rahoitushakemusten ja rahoitussopimusten tekemistä, laskutusta ja perintää, asiakassuhteiden ylläpitämistä, kirjanpitoa, takuukäsittelyä, arvontoja ja asiakastyytyväisyyskyselyjä varten.

Prima-rakentajat Oy:n ja Prima Pohjoisen Oy:n asiakastietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat:

1. Rekisteröidyn antama suostumus tietojen käsittelyyn, esim. asiakastapaamisten sopimiseksi, remontoitavan kohteen remonttiarvion tekemistä varten, arvontoihin ja asiakastyytyväisyyskyselyihin osallistumiseksi

2. Sopimusten täytäntöönpaneminen, esimerkiksi tilaussopimus ja rahoitussopimus

3. Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen, esimerkiksi kuluttajansuojalaki ja kirjanpitolaki

4. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, esim. puhelimitse tehtävä suoramarkkinointi ja muu mainonta.

Rekisterinpitäjän oikeutetut edut

Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on tehdä puhelimitse tapahtuvaa suoramarkkinointia rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden markkinoimiseksi, kuten Laissa sähköisen viestinnän palveluista (2014/917, 24. luku) on määritelty.

Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on myös käsitellä henkilötietoja väärinkäytösten estämistarkoituksiin rahoitus- ja tilaussopimuksia laadittaessa.

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Prima-rakentajien ja Prima Pohjoisen asiakasrekisteriin tallennetaan pääasiassa asiakkaiden antamia henkilötietoja.

Näitä voivat olla nimen lisäksi yksi tai useampi rekisteröidyn yhteystieto (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite). Lisäksi Prima-rakentajat Oy ja Prima Pohjoinen Oy käsittelee rahoituslaitosten puolesta asiakkaan rahoitushakemukseen tarvittavia tietoja (yhteystietojen lisäksi mm. henkilötunnus, tulotiedot, siviilisääty). Prima- rakentajien ja Prima Pohjoisen internet-sivuilla vierailevista käyttäjistä kerätään tietoa evästeiden avulla Google Analyticsiä varten, minkä avulla voidaan kehittää Prima- rakentajien ja Prima Pohjoisen internet-sivujen toimintaa ja käytettävyyttä.

Mistä henkilötiedot on saatu?

Prima-rakentajat ja Prima Pohjoinen kerää asiakastietoja pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi asiakastapaamisen yhteydessä sekä yrityksen Internet-sivuilla täytettävien lomakkeiden (esim.soittopyyntö, yhteydenottopyyntö, tarjouspyyntö) sekä Facebookin ja Instagramin avulla, tai vaihtoehtoisesti hankkimalla rekisteröityjen yhteystietoja rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta, jotka käyttävät tietolähteinään yleisesti saatavilla olevia tietolähteitä. Lisäksi tietoja voidaan kerätä esim. messuilta ja erilaisista remontointiin suunnatuista tapahtumista missä Prima-rakentajat tai Prima Pohjoinen on mukana. Asiakassuhteeseen liittyviä tietoja voi kertyä myös rekisterinpitäjän omassa toiminnassa.

Tietojen antaminen ja antamatta jättämisen seuraukset:

Henkilötietojen antaminen on edellytys remonttiarvion, tarjouksen, rahoitussopimuksen ja tilaussopimuksen tekemiseksi sekä tilauksen toimittamiseksi asiakkaalle. Mikäli tarvittavia henkilötietoja ei anneta, ei remonttiarviota, tarjousta, tilaussopimusta tai rahoitussopimusta voi tehdä. Muissa yhteyksissä henkilötietojen antaminen on täysin vapaaehtoista.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Prima-rakentajat ja Prima Pohjoinen ei itse tee automaattista päätöksentekoa tai profilointia asiakastietojen perusteella. Rahoitushakemusten käsittelyssä rahoituslaitokset voivat tehdä automaattisia päätöksiä rahoitushakemuksessa annettujen tietojen perusteella. Rahoituslaitokset käyttävät annettuja tietoja mm. asiakkaan maksukykyisyyden arvioimiseksi automaattisen rahoituspäätöksen antamiseksi.

Henkilötietojen vastaanottajat

Prima-rakentajien ja Prima Pohjoisen keräämiä ja käsittelemiä asiakastietoja voivat käsitellä sopimus yhteistyökumppanit tai järjestelmätoimittajat seuraavasti:

Pinja Oy:n toiminnanohjausta varten

Rahoituslaitokset (OP, Nordea, Santander, Handelsbanken) rahoitushakemusten käsittelyä varten

Taloustulkki Oy laskutusta ja kirjanpitoa varten

Tilitoimisto Tuula Paananen Oy kirjanpitoa varten

Accountor Finago kirjanpitoa varten

Noja rahoitus laskujen perintää varten

Google Inc. toiminnanohjausta, sähköpostiviestintää ja kalenterimerkintöjä varten

Resaco Oy www-sivujen ylläpidon yhteydessä

Tavarantoimittajat asiakkaan työmaalle toimitettavien tarvikkeiden toimittamiseksi perille.

Tietojen siirto kolmansiin maihin (EU/ETA-alueen ulkopuolelle)

Asiakkaiden henkilötietoja käsitellään ja säilytetään pääsääntöisesti EU:n tai ETA:n sisällä. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osaa asiakastiedoista saatetaan kuitenkin käsitellä tai säilyttää myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella käsiteltäessä henkilötietoja Googlen pilvipalveluiden avulla. Googlen tietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyen lisätietoja löytyy täältä: https://privacy.google.com/ businesses/compliance/ . Google varmistaa henkilötietojen turvallisen käsittelyn tarvittavin teknisin ja organisatorisin toimenpitein tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika

Prima-rakentajien ja Prima Pohjoisen keräämiä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on kussakin tietojenkäsittelyssä tarpeen. Markkinointia varten tietoja päivitetään ja vanhentuneet tiedot päivitetään ja poistetaan tarvittaessa. Asiakaslaskutukseen liittyviä tietoja säilytetään lakisääteisen säilytysajan puitteissa, esim. kirjanpidon arkistoissa enintään 10 vuoden ajan. Asiakaspalautteita säilytetään pääsääntöisesti enintään kahden vuoden ajan. Rahoitus- ja toimitussopimuksiin liittyviä tietoja säilytetään lakisääteisen (kirjanpitolain)säilytysajan puitteissa, esim. kirjanpidon arkistoissa enintään 10 vuoden ajan tilikauden päättymisestä. Tuotteiden takuukäsittelyä varten asennuskohteiden osoitetiedot ja yhteystiedot säilytetään Kuluttajansuojalain vaatimusten mukaisesti tuotteiden ja työn takuuaikoja vastaavasti. Takuukäsittelyä varten muut henkilötiedot anonymisoidaan tai tuhotaan asianmukaisesti (esim.rahoitussopimukset).

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet koskien tässä rekisterissä oleva henkilötietojansa.

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot, mikäli oikeuksia pyytävä henkilö pystytään luotettavasti tunnistamaan rekisteröidyksi. Tätä oikeutta käyttävän rekisteröidyn pyynnöstä rekisterinpitäjä toimittaa rekisteröidylle otteen niistä henkilötiedoista, joita rekisterissä on. Tietopyyntö on esitettävä kirjallisesti osoitteeseen info@prima-rakentajat tai prima@prima-rakentajat.fi. Toistuvista tietopyynnöistä pyydetään hallinnollinen maksu.

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn, mikäli suostumus on pyydetty tietoja kerättäessä rekisteröidyltä itseltään.

Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa poistettua (”oikeus tulla unohdetuksi”).

Henkilötiedot poistetaan asiakasrekisteristä mm., kun

1. Henkilötietojen käsittelylle ei ole enää tarvetta, huomioiden muun lainsäädännön vaatimukset
2. Rekisteröity peruuttaa suostumuksensa (mikäli suostumus on pyydetty)
3. Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
4. Rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitavaa, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoainesto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruttaa suostumuksensa.

Evästekäytännöt

Käytämme evästeitä (mm. Google Analytics) sisällön ja käyttäjäkokemuksen parantamiseen. Voit halutessasi estää evästeet selaimesi asetuksista. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita tallennetaan laitteellesi tiedon keräämistä ja muistamista varten, mm. verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita vastaavia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin, esimerkiksi ymmärtääksemme paremmin, kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua sekä parantaaksemme käyttäjäkokemusta. Voit estää evästeiden tallentamisen laitteellesi, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimesi asetuksista. Evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 29.03.2023. Aiemman version tietosuojaselosteesta voi pyytää rekisterinpitäjiltä, ks. rekisterinpitäjän yhteystiedot.